Gerard Winkels (62) werkt 15 jaar bij de Loogman Groep. Daar zorgt hij ervoor, samen met zijn collega’s, dat Loogman integer en veilig handelt. Zo begeleidt deze hoofd-BHV’er de milieucontroles en is hij bezig met verzekeringskwesties – plus schadeafhandeling. Een onderwerp dat spannend kan zijn. Maar dankzij het systeem dat Gerard voor schadeafhandeling gebruikt, ervaren de medewerkers én de klanten van Loogman meer rust.
Plastic mappen vol uitgeprinte mails
“Het leukste aan mijn werk? Dat iedere dag anders is. Het ene moment inspecteer ik of de vloer in de wasstraat nog waterdicht is, het andere moment praat ik met een klant over schade aan hun auto. Daarbij komt mijn mensenkennis goed van pas. Begrip tonen bij schade, en die zo goed én efficiënt mogelijk afhandelen, fantastisch vind ik dat. Maar het is wel veel administratiewerk. Plastic mapjes vol uitgeprinte foto’s, schadeformuliertjes en e-mails: daar wordt niemand blij van. Sinds we werken met het More Grip-systeem, kan die werkwijze de prullenbak in.”
Nooit meer met pen en papier rond de auto
“We pakken bij een schademelding ter plekke de iPad erbij. Alle foto’s, de toedracht: ze worden uitgebreid digitaal gedocumenteerd, opgeslagen en verstuurd. De klant wordt vervolgens met geautomatiseerde mails op de hoogte gehouden van nieuwe stappen in hun schadeafhandeling. Dat geeft rust en vertrouwen. Want het is A: professioneler dan rond hun auto lopen met een oud fototoestel, pen en papier, en B: ze hoeven niet meer te bellen, mailen of langs te komen voor updates. Fijner voor de klant én onze teamleiders. En wat extra handig is: statistieken zijn ook inzichtelijk, zoals gemelde schades per type auto. Zo weten we dat Fiatjes eerder last hebben van een losse spiegel, bijvoorbeeld.”
Hoe werkt het?
– Klant constateert een schade aan de auto na wassen, de medewerker maakt eenvoudig een melding met een iPad waar de app op draait. Tegelijk worden ook foto’s genomen.
– De melding gaat in zijn geheel per e-mail naar de klant ter bevestiging. Tevens wordt de teamleider en/of manager ingelicht dat er een melding is gedaan.
– Vervolgens kan de teamleider de eerste controle doen in het CRM systeem en de klant op de hoogte brengen dat de melding is opgepakt. Dit kan eventueel automatisch gaan.
– Na de controle is er de keuze aan het carwashbedrijf welk proces je wilt volgen afhankelijk van de schade. Bijvoorbeeld een coulance voorstel of afwijzen.
– Daarna kan de melding als afgehandeld in de boeken. De data en correspondentie blijft bewaard en kan altijd teruggekeken worden.
Let wel! Dit is een basis proces. We bekijken proces van de ondernemer en dit kunnen wij het ook goed “op maat” inrichten.
Klanten worden steeds kritischer
“Bij Loogman merken we dat er door de jaren heen meer schademeldingen komen. Klanten worden namelijk steeds kritischer, terwijl auto’s niet meer zo robuust gemaakt worden als vroeger. Dus wilden we een efficiënt, flexibel systeem voor schademeldingen, mooi maar zonder poespas, 100% gericht op onze behoeften als gebruiker en de behoeften van de klant.”
“In 2021 ging ik daarvoor in zee met More Grip, eigenlijk vanaf hun prille begin. Daardoor heb ik ook bij kunnen dragen aan de ontwikkeling van hun systeem en dienstverlening. Binnenkort krijgen we een nieuwe functionaliteit op ons verzoek: de mogelijkheid om alle communicatie rondom schadeafhandeling per klant automatisch te centraliseren in het systeem, zodat medewerkers niet door Outlook hoeven te ploegen om het complete verhaal te vinden.”
Gerards tip
“Een kast vol klappers in de carwash hoeft echt niet meer. Worstel jij met de beperkingen van je administratie? Laat het automatiseren door More Grip. Het levert je meer rust, meer tijd en meer grip op de zaak op. Ik ben er iedere dag blij mee!”
Leave a comment